Con i progressi della tecnologia degli ultimi anni sono nate un sacco di professioni nuove.

Una di queste, è la figura dell’assistente virtuale. Sono sempre di più le persone che cercano informazioni su cos’è e come diventare assistente virtuale.

In questo articolo vediamo tutto ciò che devi sapere per iniziare la tua carriera di assistente.

Cos’è un assistente virtuale?

L’assistente virtuale è una delle professioni più richieste oggigiorno, infatti molte aziende si sono accorte che è più pratico avere un collaboratore esterno che svolge alcuni compiti specifici.

L’assistente virtuale è una persona qualificata che lavora in autonomia dal suo ufficio o da casa sua offrendo i suoi servizi tramite internet.

Che compiti svolge un assistente virtuale?

Se stai pensando di diventare assistente virtuale, vorrai sapere quali mansioni le aziende sono solite delegare a questi professionisti.

A seconda delle abilità personali potrai aggiungere ciò in cui sei brava, però grossomodo ecco ciò che fa un assistente virtuale.

1. Gestione dell’agenda

Allo stesso modo in cui farebbe una segretaria, un assistente virtuale può offrire tra i suoi servizi quello di gestire l’agenda dei suoi clienti come ad esempio: fissare gli appuntamenti, organizzare le riunioni, ecc.

Gestire la propria agenda ruba molto tempo agli imprenditori. E a causa di ciò, in molti casi cercano l’aiuto di qualcuno con esperienza nella gestione del tempo.

Organizzando correttamente l’agenda dei tuoi clienti, li aiuterai a sfruttare al meglio il loro tempo e ad essere più realisti con gli orari.

2. Gestione della posta elettronica

Una delle maggiori perdite di tempo per gli imprenditori è la lettura, la classificazione e la successiva risposta alle centinaia di email, risposta che a volte viene inviata settimane dopo.

È proprio qui che la figura dell’assistente virtuale risulta fondamentale. Grazie infatti a delle indicazioni generali, potrai aiutare i tuoi clienti a filtrare e a rispondere alla maggior parte delle mail ricevute.

3. Programmazione e organizzazione di viaggi ed eventi

Generalmente, gli imprenditori che vogliono organizzare un viaggio d’affari perdono moltissimo tempo alla ricerca del volo giusto, a scegliere l’hotel più adatto e più vicino, a noleggiare un mezzo di trasporto, ecc.

Qui entri in gioco tu come assistente virtuale, eliminando tutte queste incombenze, fai in modo che i tuoi clienti pensino solo ai loro affari senza preoccuparsi di nulla che riguarda il viaggio.

4. Fatturazione e monitoraggio incassi

Il lavoro di fatturazione e controllo degli incassi di un’ impresa è fondamentale. Senza dubbio quando un’azienda non presta attenzione quotidiana e meticolosa alle sue fatture e agli incassi ad esse correlati il fallimento è dietro l’angolo.

Come assistente virtuale puoi prenderti carico di questa mansione vitale per i tuoi clienti facilitando il compito di inviare le fatture e se necessario controllando gli incassi e sollecitando gli insolventi.

Compiti svolge un assistente virtuale

5. Filtraggio dati su internet

A volte le aziende hanno bisogno per il loro funzionamento di cercare dati rilevanti su internet. Tuttavia, a causa dell’immensa mole di informazioni contenute in rete, in molti lamentano il fatto che sia difficile trovare le informazioni giuste.

La figura dell’assistente virtuale può risultare essenziale in questo campo. Dato che come assistente virtuale sei abituato a navigare online e a capire quali sono le informazioni affidabili e attuali, potrai certamente aiutare i tuoi clienti a tal proposito.

6. Preparare delle presentazioni

Preparare dei power point o presentazioni è una parte che può risultare seccante per alcune imprese.

Però un professionista qualificato come un assistente virtuale può essere di grande aiuto in questo ambito.

7. Trascrizione di appunti

Se sei veloce a scrivere al computer questo compito può essere adatto a te. Molte aziende hanno bisogno della trascrizione delle note o di registrazioni audio.

Eccoti un esempio.

Immagina che il direttore di un’impresa partecipi ad una conferenza o ad una riunione e abbia fatto la registrazione audio, però ha bisogno di avere tutto per iscritto.

In questa situazione le tue mani agili possono essere d’aiuto.

8. Gestione di siti web

Creare pagine web o sezioni specializzate, gestire i commenti che lasciano gli utenti al tuo cliente nel suo sito o il suo blog, sono alcune delle funzioni che puoi svolgere come assistente virtuale.

9. Gestione dei social network

Le reti sociali sono un aspetto fondamentale per qualsiasi azienda, sia che esista fisicamente in qualche posto, sia che funzioni solo tramite Internet.

L’assistente virtuale può creare o gestire la presenza online dell’azienda sui diversi social network, la gestione dei commenti, la creazione di contenuto regolarmente, ecc.

I passi per diventare un assistente virtuale

Ora che abbiamo visto di quali compiti si occupa principalmente un assistente virtuale, ti starai chiedendo come diventare un assistente virtuale. Andiamo a vederlo.

1. Formazione iniziale

Come per qualsiasi altra professione, la formazione è necessaria. Un corso ti può essere di grande aiuto per muovere i primi passi come assistente.

Per esempio potrai imparare a definire il target a cui ti rivolgi e il tuo personal branding. Più in là con gli argomenti si può imparare nozioni basilari sulla creazione di un proprio sito, concetti di produttività personale, come trovare i clienti, gli strumenti utili per il tuo lavoro, ecc.

Senza dubbio la formazione iniziale ti aiuterà a cominciare la tua attività di assistente virtuale. Ti darà le nozioni necessarie per la partenza.

Anche se, bisogna dire che il lavoro di assistente virtuale richiede della formazione continua.

Non bastano i concetti chiave che imparerai all’inizio.

Da assistente virtuale dovrai sempre essere aggiornato. L’esperienza e il lavoro ti daranno certamente la maggior parte della formazione che ti serve, ma non escludere il fatto di unirti a qualche comunità di assistenti virtuali.

2. Trova ciò in cui riesci meglio

Un assistente virtuale fa in modo che le attività del suo cliente siano più produttive sotto molto aspetti. Perciò devi conoscere quali sono i tuoi punti di forza per poterle sfruttare al meglio.

Ad esempio, se sei una persona che per natura è portata alle negoziazioni e alle relazioni interpersonali è giusto che ti focalizzi e che potenzi questo aspetto nel tuo lavoro.

In questo caso, puoi cercare di enfatizzare queste caratteristiche quando i clienti richiedono “l’attenzione al cliente” o “rapporto con i fornitori”.

I passi per diventare un assistente virtuale

3. Definisci il tuo cliente ideale

Un’altro aspetto che apprenderai nel corso di assistente virtuale è quello di identificare il tuo target. In altre parole, il tuo cliente ideale.

In tal senso, devi identificare quali sono i servizi che tu offri e pensare che tipo di impresa può beneficiare del tuo aiuto.

Una semplice ma buona domanda è chiederti, con chi ti piacerebbe lavorare?

Quando sei un dipendente, non ti puoi scegliere né il capo né i colleghi (un po’ come i parenti 🙂 ). Però se sei un libero professionista hai certamente qualche possibilità in più.

In pratica, se c’è un settore che ti piace particolarmente inizia da lì a cercare i tuoi potenziali clienti.

Ad esempio se hai delle competenze in campo meccanico, potrebbe interessarti un impiego come assistente virtuale di imprese orientate al mondo dei motori.

Avere ben chiaro quale sia il tuo cliente ideale, sarà sicuramente un passo in avanti importante per capire da dove iniziare per farti conoscere.

4. Stabilisci i tuoi prezzi

Una volta che arriva il momento di stabilire il prezzo per i tuoi servizi è probabile che ti ritrovi bloccato e non sapere da dove partire.

Tranquilla, è molto comune tra gli imprenditori. È però importante sapere chi o cosa prendere come punto di riferimento.

A questo proposito, il metro di giudizio più immediato potrebbe sembrare la propria competenza ed esperienza…

Tuttavia, non deve essere così per forza. Di fatto è molto più importante che pensi a quanto valore i tuoi servizi possono apportare al cliente.

Che senso ha stabilire i tuoi prezzi in base alla tua esperienza, se magari i particolari servizi che tu offri e il valore che dai sono più grandi.

5. Fatti conoscere

L’ultimo passo da fare per diventare un assistente virtuale è creare una strategia per farti conoscere.

Come abbiamo già visto, definire il tuo cliente ideale è molto importante. Se lo identifichi ti sarà molto più facile questo passo, soprattutto perché sai dove trovarlo.

Ci sono molte maniere per farti conoscere ai tuoi target, una di quelle sono i contenuti di marketing nel tuo blog, o farti conoscere tramite i social network attraverso delle campagne pubblicitarie o un sito web professionale

Gli strumenti necessari per fare l’assistente virtuale

Come hai potuto vedere, i passi da seguire per diventare assistente virtuale non sono per niente difficili. Soprattutto quando ti tieni informato e formato continuamente.

Di seguito, vederemo quali strumenti hai bisogno siano essi materiali, o abilità-competenze, per diventare la miglior assistente virtuale che puoi essere.

1. Il materiale di cui hai bisogno per essere un assistente virtuale

Un assistente virtuale non lavora nell’ufficio di chi l’ha “assunto”.

Di fatto ha diversi clienti e cura gli interessi di tutti dallo stesso posto: il suo personale ufficio o la sua casa.

Ciò significa che puoi lavorare da qualsiasi luogo del mondo ed essere un nomade digitale se ti interessa.

Per questo motivo, ci sono una serie di beni materiali e strumenti di cui devi disporre per svolgere in maniera ottimale il tuo lavoro.

  • Computer. Praticamente imprescindibile. La maggior parte dei lavori che andrai a svolgere dovrai eseguirli tramite il computer, quindi nessun altro dispositivo ti sarà indispensabile quanto il computer.
  • Internet. Naturalmente non puoi essere un assistente virtuale senza una connessione ad internet. Non riuscirai ovviamente a comunicare con i tuoi clienti e svolgere le tue mansioni se non riesci a connetterti.
  • Telefono. A volte ne puoi fare a meno, molto raramente e dipende dai servizi che offri. Inutile dire che se i tuoi servizi includono anche le chiamate telefoniche, dovrai per forza averlo.
  • Cancelleria. Se lavori in un ufficio ti servirà del materiale da cancelleria, indispensabile per aiutarti nel tuo quotidiano.
  • Strumenti digitali. Come assistente virtuale avrai sicuramente bisogno di strumenti digitali, che ti faciliteranno il lavoro. Anche se la maggior parte di tutti questi strumenti, vedrai che ci starà in uno zaino.

2. Abilità da possedere per un assistente virtuale

Abbiamo già visto quali sono gli strumenti materiali che devi possedere, ma oltre a quelli dovrai possedere o rafforzare certe abilità e competenze che ti aiuteranno a sviluppare al meglio la tu professione come assistente virtuale.

  1. Esperienza nei settori necessari. Una delle principali caratteristiche che devi avere per essere un buon assistente virtuale è l’esperienza nelle aree necessarie al tuo lavoro. Se ancora non sei un assistente virtuale non ti spaventare. Pensa invece a tutta l’esperienza che hai nelle differenti aree del tuo lavoro. Ad esempio, se uno dei servizi che offri è come graphic designer, può essere che tu abbia comunque molta esperienza pur non essendo ancora un assistente virtuale.
  2. Lavorare velocemente. Uno dei maggiori benefici che le aziende hanno quando collaborano con un assistente virtuale è la capacità di questi ultimi di portare il lavoro avanti rapidamente. Perciò una delle abilità che dovrai fare tua è quella di lavorare rapidamente e continuare ad essere efficiente. Inoltre, questa abilità ti permetterà di avere più clienti contemporaneamente aumentando i guadagni o avere più tempo libero per te stesso.
  3. Gestione del tempo. Oltre a lavoro rapido, un altro obiettivo dell’assistente virtuale è la corretta gestione del tempo. Ciò non significa solamente avere un buon controllo del calendario dei tuoi clienti, questo viene dato per scontato, altrimenti meglio se ti cerchi un altro lavoro. Con gestione del tempo, intendo il controllo dei tuoi tempi. Ad esempio se il cliente ti assume per un paio d’ore, e in queste ore devi eseguire 5 compiti diversi, devi avere ben chiaro quanto tempo richiede ciascun compito ed eseguirlo nei tempi previsti.
  4. Buona comunicazione. Comunicare in maniera corretta e chiara è sicuramente un’abilità fondamentale quando lavori come assistente virtuale. Nessuno nasce imparato, quindi se non sei un buon comunicatore, cerca di migliorare. È importante utilizzare un linguaggio adeguato, sia per comunicare con i tuoi clienti sia per avere conversazioni per mail o telefoniche. Inoltre siccome raramente ti troverai faccia a faccia con i tuoi clienti, assicurati di essere disponibile quando vogliono comunicare con te. A nessuno interessa un assistente virtuale che non risponde alle mail o non è disponibile al telefono.
  5. Proattività. Questa capacità è fondamentale in qualsiasi tipo di lavoro o aspetto nella vita, ma per un assistente virtuale ricopre un ruolo speciale. Ci sono alcuni clienti che ti aiuteranno nel tuo lavoro, dandoti una lista specifica di ciò che hanno bisogno. Ma altri clienti necessiteranno di una consulenza da parte tua. Perciò è importante essere proattivi per fare capire di cosa abbiano bisogno effettivamente.
  6. Voglia di imparare. Indispensabile quando si è assistente virtuale è la capacità di imparare a svolgere nuovi compiti. Dato che si tratta di una professione in continuo movimento, dovrai apprendere di continuo cose nuove. Può capitare che all’inizio ti sembri difficile o addirittura impossibile portare a termine alcune attività. Tuttavia formandoti in maniera adeguata l’impossibile diventerà routine. Ma ovviamente ti dovrai impegnare molto e avere tanta voglia di imparare.

Vantaggi di essere un assistente virtuale

Giunti a questo punto, sai già cos’è un assistente virtuale, che compiti deve svolgere, e nel caso decidessi di iniziare questa professione, i passi da fare per farlo al meglio.

E magari ti starai chiedendo i vantaggi che puoi ottenere diventando un assistente virtuale.

Sebbene ce ne siano molti, in questo articolo vediamo i 4 principali.

Vantaggi di essere un assistente virtuale

 

1. Sei il capo o la capa di te stesso

Il sogno di quasi tutti i lavoratori è salutare per sempre il proprio capo e diventare padroni della propria vita. Ed è proprio questo uno dei più grossi vantaggi nell’essere un assistente virtuale.

Dato che lavori per conto tuo, ovviamente non hai nessun capo o responsabile che ti controlla.

Perciò non devi rendere conto a nessuno, a parte ai tuoi clienti, e hai il controllo completo del tuo lavoro.

Questo è un vantaggio enorme, anche se fai attenzione, ora che non hai un capo, hai bisogno di molta più autodisciplina.

2. Puoi decidere con chi lavorare

Un gran bel vantaggio di cui puoi godere se sei un assistente virtuale è scegliere chi saranno i tuoi clienti e chi no.

Infatti, se hai deciso di lasciare il tuo lavoro perché il tuo titolare ti soffocava, non devono i tuoi clienti prendere il posto del tuo capo.

3. Più tempo per la famiglia

Il fatto di non avere un capo e dedicarti ad un lavoro totalmente online ti dà la possibilità di conciliare molto bene la tua vita familiare con quella lavorativa.

Come assistente virtuale puoi lavorare da casa e stabilire i tuoi orari di lavoro in maniera che si combinino con quelli dei tuoi figli.

4. Orari flessibili

Strettamente legato con il beneficio di prima, essere un assistente virtuale ti permette di decidere i tuoi orari.

Siccome non hai un principale che ti dice quando entrare o uscire a lavoro, sei tu che decidi quando farlo.

Ciò, non solo ti permette di conciliare la tua vita familiare con quella lavorativa, ma anche di poter decidere quali sono i tuoi giorni liberi in funzione di ciò che ti conviene di più.

E ad esempio puoi definire se lavorare la mattina, di pomeriggio o addirittura di notte a seconda di quando sei più produttivo.

Come essere un assistente virtuale da casa

In questo mondo in cui l’idea di avere una vita da nomade digitale ha sempre più successo, sono altrettante le persone che si chiedono come essere assistenti virtuali da casa.

La verità, è che per lavorare da casa, o da qualsiasi parte al mondo come assistente virtuale, devi semplicemente fare le stesse cose che faresti se lavorassi in ufficio.

Il gran vantaggio nel diventare assistente virtuale è che puoi lavorare dove tu desideri, sempre se hai una connessione internet.

Per cui, puoi svolgere il tuo lavoro a casa o da un qualsiasi camper tra i fiordi norvegesi.

Quanto guadagna un assistente virtuale

Una domanda molto frequente tra chi vuole intraprendere la carriera da assistente virtuale,è, quanto si può arrivare a guadagnare come assistente virtuale.

Una cosa saggia da fare, come ho già detto, è definire le tue tariffe.

E per fare ciò, uno degli aspetti fondamentali nello stabilire i tuoi prezzi è capire il valore che offri ai clienti coi tuoi servizi.

Non ha importanza che prezzi stabilisce la concorrenza ma conta il valore dei tuoi prodotti.

Perciò, alla domanda, quanto può guadagnare un assistente virtuale, c’è una risposta molto semplice: dipende dal valore che i tuoi servizi apportano ai tuoi clienti.

Il prezzo che stabilisci, dipende da quanto pensi valga il tempo che dedichi a questo lavoro.

Come trovare lavoro da assistente virtuale

E per finire l’articolo, vediamo i molti modi a tua disposizione su dove trovare lavoro come assistente virtuale.

Finito il periodo di formazione, tra studi e corsi, è ora di cercare lavoro attivamente e ci sono diversi modi per farlo.

Di seguito vediamo alcune opzioni con i pro e i contro.

1.  Avere un proprio sito

Uno dei modi per avere clienti è l’inbound marketing, attraverso il tuo sito personale.

Se fai un corso per assistenti virtuali, una volta finito, avrai le conoscenze basilari necessarie per creare il tuo sito web e cominciare così ad attrarre i clienti.

In questa maniera ti potrai far conoscere ai tuoi clienti potenziali, riuscirai a posizionarti come un punto di riferimento per il settore e troverai lavoro come assistente virtuale.

2. Social network

I social network sono un mezzo tramite cui sempre più persone cercano lavoro o clienti.

Ovviamente, si tratta di un buon modo per cercare i tuoi clienti, dato che la maggior parte delle persone utilizza i social, soprattutto quando hanno attività imprenditoriali.

Tuttavia è necessario conoscere il funzionamento dei social, per poter trarre il massimo vantaggio dal loro utilizzo.

Anche perché un cattivo uso ti può far perdere molto tempo e molti clienti.

 3. Comunità di imprenditori

Le comunità di imprenditori e i luoghi di networking è un buon modo per conoscere altri imprenditori che magari hanno bisogno di tuoi servizi.

È certamente un buon sistema per cercare lavoro come assistente virtuale dato che avrai a che fare direttamente con imprenditori tuoi potenziali clienti.